Bestuursreglement
Vastgesteld tijdens de ALV op 18 januari 2022.
Bestuursreglement Sportvereniging V.I.O.S.
Artikel 1 Grondslag
Dit reglement bevat nadere regels en uitwerkingen waaraan het bestuur van Sportvereniging V.I.O.S. zich dient te houden in aanvulling op de statuten.
Artikel 2 Goed bestuur
2.1 Alle bestuursleden zullen handelen in het belang van de vereniging. Dat betekent dat zij zullen handelen als bestuurder en niet als privépersoon, zowel intern (binnen de vereniging) als extern (in relatie met derden).
2.2 Het bestuur handelt integer en transparant. Dat betekent: oog hebben voor het verenigingsbelang en inzicht willen geven in beslissingen. Het bestuur publiceert de belangrijkste beslissingen op een wijze dat de leden kunnen zien hoe en welke besluiten zijn genomen.
2.3 Het bestuur stelt een visiedocument op waarin de doelen van onze vereniging staan. Daarin staat concreet wat de plannen zijn en hoe die bereikt dienen te worden.
2.4 Het bestuur streeft actief naar het tegengaan van fraude en onenigheid doordat het bestuur goede procedures en afspraken heeft gemaakt. Het bestuur heeft geregeld bestuursvergaderingen, stelt daarbij een agenda op en notuleert de belangrijkste genomen besluiten. Het bestuur legt vast wie bij de bestuursvergaderingen aan- en afwezig zijn. Afspraken worden helder en eenduidig geformuleerd. De verslagen worden bewaard en zijn op verzoek inzichtelijk voor leden.
Artikel 3 Financiën
3.1 Bij aankopen stellen het bestuur het belang van de vereniging voorop. In situaties die van belang zijn voor de vereniging, handelt het bestuur niet op basis van de persoonlijke voorkeur maar op basis van wat goed is voor de vereniging.
3.2 Er is een goede regeling voor de verenigingsfinanciën. Het bestuur gaat bewust om met uitgaven van het verenigingsgeld en zal dat zoveel mogelijk gebruiken voor het bereiken van de afgesproken doelen.
3.3 Er is een duidelijke taakomschrijving voor de werkwijze van de penningmeester, zoals het opstellen en laten goedkeuren van een begroting en jaarrekening.
3.4 Wij laten de leden op tijd de financiële verantwoording zien zodat zij er hun oordeel over kunnen geven.
3.5 Wij hebben een kascommissie vanuit de ledenkring die jaarlijks de boekhouding controleert en verslag uitbrengt aan de leden.
3.6 Het bestuur hanteert voor het bankieren het vier-ogen-principe. Dit betekent dat twee bestuurders steeds inzicht hebben in de bankgegevens van de vereniging. Door het bestuur zijn hiervoor aangewezen de penningmeester en de voorzitter.
3.7 Voor het doen van betalingen boven € 1.000,00 is de goedkeuring van beide bestuurders vereist.
Artikel 4 Aansprakelijkheid
4.1 Huidige bestuursleden
4.1.1 Het bestuur zorgt ervoor dat alle huidige bestuursleden goed zijn geïnformeerd over de aansprakelijkheid die kan optreden als gevolg van hun positie als bestuurslid van de vereniging.
4.1.2 Het bestuur spreekt af dat bestuurders als volgt handelen:
- Bestuurders blijven bij uitvoeren van de bestuurstaken binnen hun bevoegdheden;
- Bestuurders handelen conform de wet, statuten en eventuele bestuursreglementen;
- Bestuurders houden zich aan de afspraken zoals neergelegd in artikel 2 met betrekking tot ‘Goed bestuur';
- Bestuurders bespreken jaarlijks met de leden de financiële toestand van de vereniging;
- Bestuurders voorkomen dat sprake is van tegenstrijdig belang(en) zoals vastgelegd in artikel 5;
- Bestuurders voldoen aan de administratieplichten. Alle juridische entiteiten hebben verplichtingen richting belastingdienst;
- Bestuurders gaan geen overeenkomsten aan die de vereniging niet kan nakomen;
- Bestuurders doen geen betalingstoezeggingen en melden betaalproblemen tijdig aan de belastingdienst als de vereniging in zwaar weer verkeert en afstevent op een faillissement, en
- Bestuurders zorgen ervoor dat de vereniging voldoet aan relevante wetten, zoals de AVG.
4.1.3 Voor nieuwe bestuursleden zorgt het bestuur ervoor dat zij goed worden geïnformeerd over:
- De financiële toestand van de vereniging;
- De andere bestuursleden en de bevoegdheden die zij hebben;
- De (onderlinge) werkafspraken;
- De verplichtingen die het bestuur heeft op basis van de statuten of reglementen, en
- De afgesloten bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering met voldoende dekking.
4.1.4 Voor aftredende bestuursleden regelt het bestuur de volgende zaken:
- Het neerleggen van de bestuursfunctie wordt duidelijk vastgelegd.
- Uitschrijving bij de Kamer van Koophandel.
- Decharge van de bestuurstaken door de ledenvergadering van de vereniging.
- Een goede overdracht naar de nieuwe bestuurder(s).
- Vastlegging van de afspraken.
Artikel 5 Tegenstrijdig belang
5.1 Een bestuurslid meldt een (potentieel) tegenstrijdig belang direct bij de overige bestuursleden.
5.2 Het bestuurslid deelt alle relevante informatie over het (potentieel) tegenstrijdig belang.
5.3 Tijdens iedere bestuursvergadering wordt bij aanvang gevraagd of er ten aanzien van één van de agendapunten sprake is van een tegenstrijdig belang. Een tegenstrijdig belang wordt schriftelijk vastgelegd in het vergaderverslag, samen met een vermelding hoe het bestuur hiermee is omgegaan.
5.4 Bij een tegenstrijdig belang zal het bestuurslid niet deelnemen aan de overleggen en besluitvorming bij het onderwerp waar sprake is van het (potentieel) tegenstrijdig belang.
5.5 Als alle bestuursleden een tegenstrijdig belang hebben, of omdat een quorum (minimum aantal vereisten stemmen) of versterkte/volstrekte meerderheid bij de stemming niet wordt gehaald omdat één of meerdere bestuursleden een tegenstrijdig belang heeft, zal het bestuur de beslissing doorverwijzen naar de Algemene Ledenvergadering. De Algemene Ledenvergadering is bevoegd over een dergelijk besluit een beslissing te nemen op basis van artikel 2 lid 10 van de statuten.
5.6 Als een (potentieel) tegenstrijdig belang merken wij als bestuur in ieder geval, maar niet limitatief aan:
- Het aangaan van een overeenkomst met een geldelijk belang tussen de vereniging enerzijds en de bestuurder en/of relaties van de bestuurder anderzijds;
- Het vaststellen van de vergoeding van de bestuurder, of
- Het stellen van een zekerheid zoals hypotheek, borg enz. door de vereniging ten behoeve van een bestuurder.
Artikel 6 Afwezigheid van één of meer bestuursleden
6.1 Als sprake is van (tijdelijke) afwezigheid van een bestuurder, dient het betreffende bestuurslid dit direct te melden bij de overige bestuursleden.
6.2 Bij belet en ontstentenis van één bestuurder (niet zijnde de enige bestuurder) of meerdere bestuurders zijn de overige bestuurders belast met het bestuur van de organisatie.
6.3 Bij belet en ontstentenis van alle bestuurders is de ALV bevoegd om één of meerdere personen aan te wijzen om tijdelijk in het bestuur van de organisatie te voorzien. De ALV dient hiertoe een vergadering bijeen te roepen, zelf in het voorzitterschap van de vergadering te voorzien en nieuwe bestuursleden te benoemen.
6.4 Het bestuur zal bij het nemen van besluiten nagaan of is voldaan aan het minimum aantal stemmen zoals is vastgelegd.
6.5 Het bestuur handelt zoals opgenomen in de statuten en een eventueel bestuursreglement.
6.6 Het bestuur legt de procedure vast in de statuten of het bestuursreglement.
6.7 Het bestuur spreekt af deze afspraken minimaal één keer per jaar te controleren op actualiteit en relevantie.
Artikel 7 Toezicht
7.1 Sportvereniging V.I.O.S. heeft alleen een bestuur en geen Raad van Toezicht (of toezichthoudende bestuursleden).
7.2 Wij hebben in onze vereniging verschillende groepen, commissies en andere entiteiten die NIET kwalificeren als Raad van Toezicht volgens de WBTR. Wij benoemen dit nadrukkelijk omdat deze dus geen verantwoordelijkheden hebben op het vlak van toezicht, zoals benoemd in de WBTR.
De entiteiten die nadrukkelijk niet onder de WBTR vallen als het gaat om toezicht, zijn:
- Werkgroepen
- Commissies
- Raden
- Afdelingen
- Vrijwilligers
Artikel 8 Bindende voordracht van bestuurders
8.1 Bestuursleden van onze vereniging worden benoemd door een formeel besluit van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV kan zich uitspreken over de benoeming van een bestuurder.
8.2 Onze vereniging kent geen bindende voordracht.
Artikel 9 Raadgevende stem
9.1 Het bestuur nodigt altijd alle bestuurders uit voor een Algemene Ledenvergadering.
9.2 Het bestuur staat bestuurders toe om tijdens de Algemene Ledenvergadering een raadgevende stem/advies uit te brengen op voorgenomen besluiten zoals de WBTR dat voorschrijft.
9.3 Het bestuur spreekt af deze afspraak jaarlijks te bekijken om te zien of dit allemaal gebeurt zoals het bestuur heeft afgesproken.